Candidature – Admin and HR Officer

Une ONG humanitaire internationale basée à Bamako recrute un(e) Admin and HR Officer (Chargé(e) de l’administration et des ressources humaines) pour son bureau pays. Candidature uniquement avec le formulaire en ligne en bas de cette page, jusqu’au vendredi 23 octobre 2026 à 23 h 59.

Le poste

Sous l’autorité directe du Directeur Pays, le ou la titulaire organise et gère les tâches administratives du bureau et les activités de ressources humaines : recrutement, gestion du personnel, rémunération, dossiers RH, avantages, relations avec le personnel, formation et respect du droit du travail. Il ou elle travaille en lien étroit avec les équipes techniques, opérationnelles et financières.

Missions principales

Administration

• Accueillir les visiteurs et répondre au téléphone avec courtoisie, transmettre les messages avec précision.
• Gérer le courrier entrant et sortant.
• Acheter les fournitures, tenir le stock et l’inventaire des biens du bureau (équipements, mobilier), avec étiquetage et suivi.
• Aider à organiser les réunions, ateliers et événements, et rédiger les comptes rendus.
• Organiser les déplacements du personnel.
• Tenir un classement ordonné des dossiers du personnel et des autres dossiers.
• Tenir à jour les dossiers des véhicules : carnets de bord, carburant, entretien, immatriculation et assurance.
• Appuyer la logistique et les programmes par la tenue des dossiers administratifs.

Ressources humaines

• Tenir à jour les dossiers confidentiels de tout le personnel.
• Suivre les présences, les congés et les absences pour maladie.
• Appuyer les processus de recrutement.
• Préparer en fin de mois les feuilles de temps, avec le Finance Officer.
• Mettre en œuvre le système d’évaluation annuelle des performances : objectifs, évaluation, plan de développement.
• Veiller au respect du Code du travail malien et des politiques internes : procédures disciplinaires, relations avec le personnel, santé et sécurité au travail, code de conduite.

Profil recherché

• Licence (Bac+3) minimum en administration des affaires, gestion des ressources humaines ou domaine proche.
• 8 à 10 ans d’expérience minimum en administration et ressources humaines dans un bureau.
• Français courant et anglais professionnel. La connaissance d’une ou plusieurs langues locales est un atout.
• Bonne connaissance des systèmes d’évaluation des performances.
• Bonne connaissance du Code du travail malien et des droits des travailleurs.
• Bonne maîtrise de Microsoft Office, en particulier Excel.
• Sens de l’organisation, bon relationnel, aisance à l’oral, bonne rédaction de rapports et gestion des conflits.

Conditions

• Poste ouvert uniquement aux personnes de nationalité malienne.
• Les candidatures féminines sont encouragées.
• Lieu de travail sans tabac et sans drogue.
• L’organisation applique l’égalité des chances.

Comment postuler

1. Remplissez le formulaire en ligne en bas de cette page. Pour postuler aussi à l’autre poste ouvert, remplissez son formulaire séparément.
2. Remplissez le CV en ligne : identité, profil, diplômes, puis vos expériences en lien avec le poste, de la plus récente à la plus ancienne.
3. Pour chaque expérience, donnez une personne de référence avec son téléphone et son e-mail (obligatoires).
4. Indiquez où vous avez vu l’offre et votre prétention salariale.
5. Joignez 5 fichiers PDF de 12 Mo maximum chacun :
   1. CV en français ;
   2. CV en anglais ;
   3. lettre de motivation en français ;
   4. lettre de motivation en anglais ;
   5. diplômes et attestations de travail réunis en un seul PDF.

Les numéros de téléphone s’écrivent en chiffres, avec l’indicatif (exemple : 00223 76 00 00 00). Les candidatures par WhatsApp ou par e-mail ne sont pas acceptées. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Le recrutement est gratuit : aucun frais n’est demandé aux candidats.

English version

An international humanitarian NGO based in Bamako is recruiting an Admin and HR Officer for its country office. Apply only with the online form at the bottom of this page, by Friday, 23 October 2026, 11:59 p.m.

The position

Reporting directly to the Country Director, the Admin and HR Officer organizes and manages the office’s administrative tasks and human resources activities: recruitment, staff management, pay, HR records, benefits, staff relations, training and labour law compliance. He or she works closely with the technical, operations and finance teams.

Main duties

Administration

• Welcome visitors and answer the phone courteously, passing on messages accurately.
• Manage incoming and outgoing mail.
• Buy office supplies, keep stock and the inventory of office assets (equipment, furniture), with labelling and tracking.
• Help organize meetings, workshops and events, and write the minutes.
• Arrange staff travel.
• Keep staff files and other records in good order.
• Keep vehicle records up to date: logbooks, fuel, maintenance, registration and insurance.
• Support logistics and programmes by keeping administrative records.

Human resources

• Keep all staff confidential files up to date.
• Track attendance, leave and sick leave.
• Support recruitment processes.
• Prepare monthly timesheets with the Finance Officer.
• Run the annual performance appraisal system: objectives, appraisal, development plan.
• Ensure compliance with Mali labour law and internal policies: disciplinary procedures, staff relations, health and safety at work, code of conduct.

Requirements

• Bachelor’s degree (minimum) in business administration, human resources management or a related field.
• At least 8 to 10 years of experience in administration and human resources in an office.
• Fluent French and professional English. Knowledge of one or more local languages is an asset.
• Good knowledge of performance appraisal systems.
• Good knowledge of Mali labour law and workers’ rights.
• Proficient in Microsoft Office, especially Excel.
• Well organised, good interpersonal and speaking skills, good report writing and conflict management.

Conditions

• Open to Malian nationals only.
• Women are encouraged to apply.
• Smoke-free and drug-free workplace.
• The organization is an equal opportunity employer.

How to apply

1. Use the online form at the bottom of this page. To also apply for the other open position, fill in its form separately.
2. Fill in the online CV: identity, profile, degrees, then your experience related to the position, from most recent to oldest.
3. For each job, give a reference person with phone number and e-mail (both required).
4. Say where you saw the offer and give your salary expectation.
5. Attach 5 PDF files of 12 MB maximum each:
   1. CV in French;
   2. CV in English;
   3. cover letter in French;
   4. cover letter in English;
   5. degrees and work certificates combined in one PDF.

Phone numbers are written in digits with the country code (example: 00223 76 00 00 00). Applications by WhatsApp or e-mail are not accepted. Only shortlisted candidates will be contacted. Recruitment is free of charge: candidates pay no fees.